フリーアドレスへの道
～Ｔｈｅ Ｌｏａｄ ｏｆ Ｆｒｅｅ Ａｄｒｅｓｓ～
２．フリーアドレスプロジェクト始動
さて、何から始める？足りないものが多くあることに気づく。プロジェクトを進めるにあたり現状を把握することが必要だ。
オフィスの現状(ハード面)
現状、各部署に分かれてデスクが並んでいた。各自に与えられた机は、１４００✖７００ｍｍの片袖に３段の引出しが具備されているオーソドックスな事務机に、社長が社員の健康の為に導入したアーロンチェア（＠ハーマンミラー）がセットされている。机の上にはデスクトップのモニター及びキーボード、各自の電話機が設置されており、多くの書類が机上だけでなく足元にも所狭し、置かれていた。また、机と机の間を見てみると、ＬＡＮ、電話線、コンセントタップがぐちゃぐちゃに絡まりながら配線されている。
徐々にノートブックＰＣ化を進めてきたが、デスクトップＰＣの使用率はまだ８０％を占めており、フリーアドレスへの一番の障壁であった。
周りにはキャビネットが並んでいる。中には多くの書類が陳列されているが、整理整頓が必要そうである。また、オフィスのあらゆるデットスペースには、日常使われて無さそうな物が雑多に置かれていた。
オフィスの現状(ハード面)
各人の動線によるコミュニケーションについても目を向けたい。
オフィスは２Ｆ、３Ｆに分けて使われている。２Ｆは管理関連、３Ｆは業務関連の部署である。 各々のフロアに入口があるため、２Ｆと３Ｆが別々のオフィスのようだ。
３Ｆは入り口側から奥に向けて４つのグループが形成されている。ここでもグループ間の交流はあまりない。オフィスの真ん中には広い打合せスペースを設けている。いつでも簡易に打合せでき部署間の交流を促す目的であったが、いまいち機能していない。
各人の机の位置によっても違う。奥の席の人は出退社時に入口及び奥側のグループで２回以上あいさつをする習慣がある。しかし、入り口側の人は入口のみの１回となる。４０人という会社の中で、人によっては１カ月以上挨拶すら交わさない人もいる。
次にデスク稼働率について確認すると、社員は水曜日と木曜日に休みを分けて取っている。また、土曜日は理事会等で外出している社員も多いため、全社員が稼働するのは月、火、金の週３日。そこでも物件等に外出する社員は多くデスク稼働率は７０％程度であった。
２Ｆレイアウト図
３Ｆレイアウト図
現状を把握する中で下記改善点が明確となった。
・クリーンデスクの促進
・配線の整理（ＬＡＮの無線化）
・紙媒体の整理整頓、破棄
・オフィスの環境美化
・デスク稼働率ＵＰ
・コミュニケーションの活性化
・部署間のコラボレーションの促進
・有効なスペース活用
オフィスの現状
プロジェクトを進めるにあたり、ただこれらを改善するだけでは意味がない。改善だけなら今までも何度か挑戦している。しかし、継続せず、大きく変わることはなかった。
せっかくフリーアドレスを進めるのなら何か根本的なところから変え、新しいチャレンジのできるオフィス（会社）にしたい。そういう想いから、下記キャッチフレーズをイメージの中心とした。
「人と人が行き交い、交流が生まれ、思考が固定しないオフィス」
どのようなオフィスができるだろう！！この頃からワクワク感が止まらなくなった。